Smart Sözleşme Yönetimi & Versiyonlama

İnşaat ve taahhüt sektöründe en büyük mali risklerin başında kontrolsüz sözleşme süreçleri gelir. Taşeron ve tedarikçi sözleşmeleri Word dosyalarında hazırlanır, onaylar telefonla veya e-postayla alınır, revizyonlar dağınık klasörlerde kaybolur. Sonuç: sözleşmede olmayan iş kalemleri için ödeme yapılır, limit aşımları fark edilmez, ek iş ve zeyilname geçmişi izlenemez. Smart, sözleşme yönetimini baştan sona dijitalleştirerek bu riskleri ortadan kaldırmak için geliştirilmiştir.

Smart; taşeron, tedarikçi ve alt yüklenici sözleşmelerinin kurumsal şablonlarla dijital ortamda hazırlanmasını sağlar. Sözleşme metni, birim fiyat listesi, metraj tavanları, ödeme koşulları ve teminat bilgileri yapılandırılmış formatta sisteme girilir. Hazırlanan sözleşme, tanımlanan hiyerarşik onay akışından (proje müdürü → satın alma direktörü → genel müdür gibi) dijital olarak geçer; her onay adımı tarih ve kullanıcı bilgisiyle kayıt altına alınır.

Versiyonlama & Zeyilname Yönetimi: Smart'ın en güçlü özelliği tam versiyonlama sistemidir. İlk sözleşme v1.0 olarak kaydedilir; herhangi bir değişiklik yapıldığında (fiyat revizyonu, süre uzatımı, kapsam değişikliği) yeni versiyon (v1.1, v2.0 vb.) oluşturulur ve önceki versiyona dokunulmaz. Ek iş sözleşmeleri ve zeyilnameler de ayrı versiyon olarak arşivlenir. Bu sayede geçmişe dönük hangi tarihte ne değiştiği, kimin onayladığı tam denetlenebilir şekilde kayıt altındadır.

Hakediş Limit Kontrolü: Smart, sözleşmeleri sadece oluşturmak ve arşivlemekle kalmaz; Ön Muhasebe hakediş modülüyle çapraz çalışarak sözleşmede tanımlı birim fiyat, toplam metraj tavanı, avans oranı ve teminat kesintilerini otomatik kontrol eder. Bir taşeron hakedişi sözleşme limitini aşıyorsa sistem ödemeyi engeller ve uyarı üretir. Böylece sözleşme dışı ve limit üstü ödemeler kurumsal düzeyde önlenir.